Binnendienstmedewerkers over Technisch Beheer

Planners en contractbeheerders over centralisatie

Het hart van Technisch Beheer worden ze al genoemd. Maar daar zijn de planners en contractbeheerders het niet mee eens. “Bij Technisch Beheer moeten we het samen doen; binnen én buiten” zeggen zij eensgezind.


“Met elkaar vormen we een trein; er mag geen wagon ontbreken”

Ondanks dat het pand aan de Handelsweg in Udenhout nog niet klaar is voor gebruik door Technisch Beheer, zitten de planners al fysiek bij elkaar in Udenhout. “We zijn aangeschoven bij de servicecoördinatoren” zegt Marina de Jong. “En hebben elkaar meteen kunnen helpen.” Een gezamenlijk interview met haar en enkele collega-planners, namelijk Jimmy van Drunen en Eveline Poelenije. Centralisatie leeft Marina: “Al in de eerste week dat ik in Udenhout werkte in plaats van in Heesch merkte ik dat het perfect werkt om bij elkaar te zitten. Servicecoördinator Gerard Musters liep ergens mee vast; samen losten we het planningsvraagstuk direct op. We kunnen makkelijker overleggen. En door de centralisatie zweeft de klant niet meer tussen de vestigingen in.” Haar collega’s Eveline en Jimmy denken er net zo over. Eveline: “Drie verschillende werkwijzen; dat komt een klant niet ten goede.” Jimmy: “Na de diverse overnames was het nog geen geheel. Van verschillende offertelayouts tot een andere manier van factureren. Ik merk dat de centralisatie leeft. Voordeel is dat we beter inzicht krijgen in gezamenlijke klanten. Buitendienstcollega’s vragen zich wel af hoe het contact met de binnendienst gaat verlopen.” Eveline: “Binnen en buiten; we hebben elkaar keihard nodig.” Marina: “Met elkaar vormen we een trein; er mag geen wagon ontbreken.”

De eerste stappen naar een eenduidige werkwijze De planners ondernemen al sinds oktober acties om de werkwijze op één lijn te krijgen. Eveline: “Sindsdien zitten we wekelijks bij elkaar. Dan spreken we per onderdeel ieders werkwijze door en besluiten we gezamenlijk hoe we het voortaan gaan doen. Via ‘meeste stemmen gelden’ lukt het steeds om eruit te komen. Tot de simpelste zaken aan toe, zoals het kleurgebruik op het planscherm.”

Over de (nabije) toekomst Jimmy: “Als dit staat, kunnen we rap verder groeien. Nieuwe collega’s zijn daarbij nog altijd welkom.” Eveline: “Het eerste jaar zal het rommelig zijn. In het ideaalplaatje zijn we eind 2021 in staat om de monteurs zo efficiënt mogelijk te plannen en is er één communicatiemoment naar de klant, of het nu gaat om E, W of Beveiliging.” Marina: “Samen kunnen we verder bouwen onder leiding van Geert Jacobs. Hij verdient met zijn daadkracht en manier van leidinggeven de credits voor de snelle stappen die we nu samen maken.”

‘Waar zijn jullie bij Hoppenbrouwers toch mee bezig?’ horen de contractbeheerders regelmatig uit de mond van de klanten als er zaken langs elkaar heen gaan. ‘Gelukkig, eindelijk’ zeggen diezelfde klanten als ze horen over de centralisatie van Technisch Beheer. Volgens technisch adviseur René van Heel en de contractbeheerders Daniël Langeweg en Johan van der Made is centralisatie daarom keihard en snel nodig om klanten te behouden. Met één duidelijke voordeur voor de klant. Grotere slagkracht “Centralisatie zal zorgen voor een veel grotere slagkracht” trapt Daniël af. “Met die slagkracht kunnen we dé onderhoudspartner voor een klant zijn, ook voor grote organisaties als scholen en ziekenhuizen.” Johan: “We leggen met elkaar de grote Technisch Beheer-puzzel. Tot nu toe lagen de stukjes verspreid over diverse tafels. Dat maakte het puzzelen lastig en weinig efficiënt. Als we straks de stukjes op één bord hebben, ontstaat er inzicht, zoals in de planning, in de facturen, maar ook in de totale klantengroep.”

René beaamt het. Hij is al vanaf dat hij eind 2018 bij Hoppenbrouwers binnenkwam voorstander van centralisatie. René: “Dan kunnen we van elkaars krachten gebruikmaken en samen projecten aanvliegen, ook omdat we dan beter zicht hebben op de totale behoefte bij de klant. Bovendien kunnen we dan meer rekening houden met ieders kwaliteiten en met de geografische afstand; goed voor het werkplezier. Natuurlijk is het voor collega’s een omslag, zeker voor de collega’s uit Heesch, maar eigenlijk staat een meerderheid er positief in.”

Coördinatie vanuit thuisbasis Udenhout Al sinds een half jaar voeren de contractbeheerders, die zichzelf liever contactbeheerders noemen (want zonder contact geen contract), periodiek overleg en werken ze één dag per week samen in Udenhout. Daniël: “Werkende weg kom je van alles tegen wat we samen oplossen. Als je elkaar beter kent, schakelt dat sneller en zijn de puzzelstukjes waar Johan het over had makkelijker te vinden.” Ook de coördinatie van de onderhoudswerkzaamheden die binnenkomen via andere vestingen wordt al naar Udenhout gehaald. Daniël: “De klant ervaart dat hij nog steeds bij de vestiging in zijn eigen dorp kan aankloppen, maar de coördinatie gebeurt vanuit Udenhout.”

‘Rozegeurig’ De drie zijn positief gestemd over de toekomst van Technisch Beheer. Volgens Johan is de centralisatie de enige manier om de relaties veilig te stellen en op een goede manier te groeien naar landelijke dekking als servicedienstverlener. ‘Rozegeurig’ noemt Daniël het zelfs. Daniël: “We staan nog maar aan het begin van ons succes met Technisch Beheer.” René: “Als Technisch Beheer Zuid staat, kunnen we uitbouwen in de regio Utrecht en Rotterdam, en vervolgens in de rest van Nederland. Want als we goed managen en plannen, worden we ook aantrekkelijker voor nieuwe medewerkers die de werkzaamheden bij de klanten uitvoeren. Van levensbelang dus.”