Centralisatie Technisch Beheer

Technisch Beheer omvat onderhoud, storingen en inspecties in de zakelijke markt en is belangrijk voor de continuïteit van ons bedrijf. Het zorgt voor een vaste relatie en geeft een stabiele omzet. In bijna al onze vestigingen was er wel een team met Technisch Beheer bezig. Samen zijn dit zo’n 60 medewerkers met veel capaciteit en vakkennis die verspreid over heel Hoppenbrouwers aan het werk waren. Hoog tijd om deze kennis en kunde samen te brengen door te centraliseren. Monteurs worden centraal aangestuurd in Udenhout, maar worden wel zoveel mogelijk ingezet rondom hun eigen woonplaats. Het team van Technisch Beheer is hard aan het werk om deze centralisatie tot een succes te maken door de samenwerking met elkaar op te zoeken. We vroegen de planners - Marina, Jimmy en Eveline - en inspecteur Antoon naar de laatste ontwikkelingen.

Ondanks dat het pand aan de Handelsweg in Udenhout nog niet klaar is voor gebruik door Technisch Beheer, zitten de planners al fysiek bij elkaar in Udenhout. “We zijn aangeschoven bij de servicecoördinatoren” zegt Marina de Jong. “En hebben elkaar meteen kunnen helpen.” Een gezamenlijk interview met haar en enkele collega-planners, namelijk Jimmy van Drunen en Eveline Poelenije. Centralisatie leeft Marina: “Al in de eerste week dat ik in Udenhout werkte in plaats van in Heesch merkte ik dat het perfect werkt om bij elkaar te zitten. Servicecoördinator Gerard Musters liep ergens mee vast; samen losten we het planningsvraagstuk direct op. We kunnen makkelijker overleggen. En door de centralisatie zweeft de klant niet meer tussen de vestigingen in.” Haar collega’s Eveline en Jimmy denken er net zo over. Eveline: “Drie verschillende werkwijzen; dat komt een klant niet ten goede.” Jimmy: “Na de diverse overnames was het nog geen geheel. Van verschillende offertelayouts tot een andere manier van factureren. Ik merk dat de centralisatie leeft. Voordeel is dat we beter inzicht krijgen in gezamenlijke klanten. Buitendienstcollega’s vragen zich wel af hoe het contact met de binnendienst gaat verlopen.” Eveline: “Binnen en buiten; we hebben elkaar keihard nodig.” Marina: “Met elkaar vormen we een trein; er mag geen wagon ontbreken.”

De eerste stappen naar een eenduidige werkwijze De planners ondernemen al sinds oktober acties om de werkwijze op één lijn te krijgen. Eveline: “Sindsdien zitten we wekelijks bij elkaar. Dan spreken we per onderdeel ieders werkwijze door en besluiten we gezamenlijk hoe we het voortaan gaan doen. Via ‘meeste stemmen gelden’ lukt het steeds om eruit te komen. Tot de simpelste zaken aan toe, zoals het kleurgebruik op het planscherm.”

Over de (nabije) toekomst Jimmy: “Als dit staat, kunnen we rap verder groeien. Nieuwe collega’s zijn daarbij nog altijd welkom.” Eveline: “Het eerste jaar zal het rommelig zijn. In het ideaalplaatje zijn we eind 2021 in staat om de monteurs zo efficiënt mogelijk te plannen en is er één communicatiemoment naar de klant, of het nu gaat om E, W of Beveiliging.” Marina: “Samen kunnen we verder bouwen onder leiding van Geert Jacobs. Hij verdient met zijn daadkracht en manier van leidinggeven de credits voor de snelle stappen die we nu samen maken.”


“Van zij naar wij”

Antoon van Gestel is één van de huidige negen inspecteurs binnen Hoppenbrouwers. “Een klein clubje” noemt hij het. "De centralisatie zal ervoor zorgen dat je vaker de dingen kunt doen waar je affiniteit mee hebt." Wat vind je van de centralisatie van Technisch Beheer? “Een goede zet! Hoe meer we gaan samenwerken, hoe beter we elkaars kwaliteiten kunnen gaan benutten. Wij, als inspecteurs, krijgen de ruimte om meer de dingen te doen waar we affiniteit mee hebben. Zo hebben we nu veel onnodige reistijd. Het gebeurt regelmatig dat een monteur uit Roosendaal naar Nijmegen rijdt voor een inspectie, terwijl een monteur uit Nijmegen naar Roosendaal gaat. Een centrale planning zal ervoor zorgen dat dat beter verloopt. Daar valt echt wel winst te behalen.” Wat betekent dit voor de toekomst van Technisch Beheer? “Dat we beter van elkaar weten waar de gaten vallen, we het werk beter kunnen verdelen en elkaar zelfs vaker kunnen helpen. Door te verbeteren, kunnen we ook opdrachten voor grote klanten aan. Uiteindelijk worden we er allemaal beter van als we als één team gaan werken. Denken vanuit 'wij', in plaats van 'zij'.” Wat doe je er nu al aan om die samenwerking onderling te laten ontstaan? “Begin dit jaar ben ik gestart met digitaal inspecteren. Voortaan neem ik mijn IPad met de tekeningen van de installaties mee naar de klant. De aantekeningen die ik voorheen op papier maakte, zet ik rechtstreeks in het document erbij. Vervolgens kan ik die tekening delen met collega's. Zo kunnen we het werk gemakkelijker van elkaar overnemen. Echt samenwerken dus. Dat je niet meer met volle ordners hoeft te sjouwen is mooi meegenomen. Toen ik er wat ervaring mee had opgedaan, heb ik tijdens een ontbijtsessie enkele collega's enthousiast weten te maken over de digitale inspectie; ze waren binnen een dag om toen ze het gemak ervaarden. Een hulpmiddel als dit, zorgt ervoor dat we binnen Technisch Beheer slimmer kunnen gaan werken in plaats van dat we harder moeten gaan lopen."